Otomasyon nedir: bir işte hangi adımı yazılım üstlenir

Otomasyon, bir işin tek bir adımını, o adımı bugün elle yapan kişinin yerine yazılımın yapmasıdır. Adım ortadan kalkmaz: çıktısı yine üretilir ve yine bir yere yazılır, yalnız üreten taraf değişir. Hangi devrin mümkün olduğunu adımın girdisi belirler: ölçülebilir bir değer, sistemde zaten duran başka bir kayıt, bir belgenin görüntüsü ya da takvimin kendisi.

Otomasyon, bir işin bir adımını insan yerine yazılımın yapmasıdır

Bu cümlenin birimi önemli. Otomasyon bir işin tamamıyla değil, o işin içindeki tek bir adımla ilgili: bir hesabın yapılması, bir kaydın açılması, bir değerin güncellenmesi. İşletme sahibi otomasyon derken bir programın tamamını kastediyor olabilir; oysa devir kararı adım düzeyinde veriliyor. Birim yanlış kurulunca yanlış soru soruluyor ve cevabı hangi ürünün alınacağı sanılıyor.

Bir adım otomatikleştiğinde değişen şey tek bir yerde toplanıyor. Adım her seferinde aynı biçimde tamamlanıyor, çünkü uygulanan kural yazılı. Tamamlanması da onu yapan kişinin o anda masada olmasına bağlı kalmıyor. Bunun dışında bir vaat yok: ne hız ölçüsü ne verimlilik ölçüsü; yalnız kimin yaptığı ve her seferinde aynı yapıldığı değişiyor.

Faydası da buradan çıkıyor. Aynı girdi her zaman aynı sonucu veriyor; sonuç kimin hesapladığına göre değişmiyor. Hatanın aranacağı yer de tekleşiyor: tek tek yapılmış işlerde değil, yazılı kuralda.

Devir bir adımı ortadan kaldırmıyor. Devredilen adımın çıktısı devirden önce de üretiliyordu: bir kişinin elinde, bir hesap tablosunda ya da bir kâğıtta. Otomasyon o çıktının üretildiği yeri değiştiriyor, çıktının kendisini değil. Bu ayrım pratikte işe yarıyor, çünkü adımın silineceğini sanan okur devredilemeyecek adımı da devredilebilir sanıyor.

Bir koşul da baştan yazılsın. Aynı adım her gün başka bir kurala göre yapılıyorsa devredilecek tek bir adım yok; ortada bir kural değil, her seferinde yeniden verilen bir karar var. Yazılımın bu konudaki rolünü, bir işin kaydının kaç programdan geçtiğini sorduğumuz yazıda ön koşul olarak yazdık.

Adlandırma işi okura düşüyor. Devredilecek şey icat edilmiyor, bulunuyor: bugün kim, nerede, neye bakarak yapıyor sorusunun cevabı devrin adayını veriyor. Kendi işinizde bu adımı yazıya geçirdiğinizde elinizde bir program listesi değil, bir adım listesi oluyor. Yazının geri kalanı o listeyi tek bir ölçütle tarıyor.

Aynı kelime birden çok işi anlatıyor

Bu kelimeyle yapılan arama başka bir alanı da getiriyor ve bu bir karışıklık değil, kelimenin kendi genişliği. Bir fabrikada otomasyon makinenin, hattın ve panonun insan eli olmadan çalışmasını anlatıyor; devredilen şey fiziksel bir hareket. Bir işletmenin yazılım tarafında sorduğu otomasyon ise bir hesabın ya da bir kaydın elle yapılmaktan çıkmasını anlatıyor; devredilen şey bir kayıt.

Türkçede bir kullanım daha var. Bir hastanenin, bir üniversitenin ya da bir kurumun yönetim yazılımının tamamına da otomasyon deniyor; orada kelime bir adımı değil bir programı adlandırıyor. Arama kutusuna otomasyon nedir yazan işletme yöneticisinin aklındaki şey bu üçüncü kullanım olabilir.

Üç kullanım üç ayrı karara karşılık geliyor. Fiziksel bir hareketi devretmek bir donanım kararı; bir kaydı devretmek bir veri modeli kararı; programın tamamını otomasyon diye adlandırmak ise bir kapsam sorusu. Ayrımı yapmazsanız aynı aramadan çıkan içerik size başka birinin kararını anlatıyor.

Hareket ile kaydın yan yana durduğu işler de var. Bir makinenin ürettiği değer bir kayda yazılıyorsa o iş hem hareket tarafını hem kayıt tarafını içeriyor; hareket tarafı bizim kapsamımızın dışında kalıyor. Bu yazı baştan sona kayıt tarafını anlatıyor, sonraki bölümlerdeki her devir bir kaydın ya da bir hesabın devri.

Son bölüm bu ayrımın üstüne kuruluyor. Üçüncü kullanımı tanımak işinize yarıyor, çünkü otomasyon programı ararken aslında işin kaydını tutacak bir sistem arıyor olabilirsiniz. O durumda cevabını aradığınız soru hangi adımın devredileceği değil, kaydın nerede duracağı oluyor.

Bizim durduğumuz yer de burada yazılsın. Portföyümüzde donanım ya da üretim hattı otomasyonu işi yok; anlattığımız devirlerin tamamı kayıt tarafında duruyor. Aradığınız şey pano, sensör ve saha cihazı tarafındaysa bu yazı size yanlış tarafı anlatıyor ve doğru adres biz değiliz.

Yazılımın üstlendiği adım dört türden biri oluyor

Sınıflamanın ekseni girdinin ne olduğu. Devri belirleyen şey, adımın başlangıcında duran malzeme. Girdi dört biçimden birinde geliyor: ölçülebilir bir değer, sistemde zaten duran başka bir kayıt, bir belgenin görüntüsü ya da takvimin kendisi.

Eksenin bu yana çevrilmesi okurun işini kolaylaştırıyor. Kendi adımınıza bakıp girdisini adlandırdığınızda hangi türe düştüğünü kendiniz söyleyebiliyorsunuz; bir satıcının özellik listesine ihtiyaç kalmıyor. Eksen yazılımın ne yaptığı olsaydı sınıflama bir özellik listesine dönüşürdü ve o liste her üründe farklı yazılır.

Tablo dört türü yan yana koyuyor. Son sütun, devir kurulmadan önce işletmede görülen belirtiyi taşıyor; kendi gününüzde hangisini tanıdığınız size türü de söylüyor.

Dördünün ortak koşulu tek. Girdinin bir yerde yazılı olması gerekiyor; girdi yalnız bir kişinin kafasındaysa devredilecek adımın başlangıcı sistemin dışında kalıyor ve hiçbir tür kurulamıyor. Bu koşul sınıflamanın kapısı: adımın türünü aramadan önce girdisinin yazılı olup olmadığına bakılıyor.

Sınıflama bir ürün listesi değil. Aynı işin içinde türler yan yana durabiliyor: bir adımda hesap yapılıyor, sonraki adımda bir kayıt türetiliyor, üçüncüsünde takvim devreye giriyor. Tür adımın özelliği, işletmenin özelliği değil; bu yüzden hangi türde olduğumuz sorusunun cevabı yok, bu adımın hangi türde olduğu sorusunun cevabı var.

Okumak türü tabloda bir satır olarak duruyor. Belgenin görüntüsünü bir değere çevirmek kendi başına bir konu ve ayrı bir yazıyı hak ediyor; bu sınıflamada o biçim yalnız adıyla duruyor. Kalan türler sırayla kendi bölümünde duruyor.

Hesaplamak: girdi bir ölçü olduğunda

Bu türde devrin koşulu kuralın yazılabilir olması. Hangi girdiden hangi sonucun çıkacağı, istisnalarıyla birlikte yazılabiliyorsa yazılım o kuralı uygulayabiliyor. Zor hesap ile yazılamayan kural aynı şey değil: zorluk devri engellemiyor, kuralın yazıya geçmemesi engelliyor.

Okurun burada yaptığı değerlendirme hatası hesabın karmaşıklığına bakmak. Uzun bir hesap, adım sayısı fazla olduğu için devredilemez olmuyor; devredilemez olan, her uygulamada biraz başka yürüyen hesap oluyor. Karmaşıklık yazılımın işini uzatıyor, kuralın tekilliği ise işi mümkün ya da imkânsız kılıyor.

İkinci koşul girdi tarafında. Girdi, kullanıcının kendi diliyle verebileceği bir değer olmak zorunda. Kullanıcıya zaten bilmediği bir değer sorulursa hesap adımı devredilmiş olmuyor; adım yalnız yer değiştiriyor ve ekran bir forma dönüşüyor. Devir görünürde kurulmuş, fiilen kurulmamış oluyor.

Resterm ısıtıcı seçim yazılımında hesabı yazılım yürütüyor ve ihtiyaca uyan elektrikli ısıtıcıyı yine o buluyor. Girdinin ürün kodu değil ihtiyaç olması kararını ve o hesabın bir teklif kalemine nasıl bağlandığını hesap çıktısının teklife dönüşmesini yazdığımız yazıda açtık.

Türün sınırı çıktının nereye gittiğinde. Hesap sonucu bir ekranda gösterilip bırakılırsa devir yarım kalıyor: adımın çıktısı kimsenin kaydında durmuyor ve bir sonraki adımı yapan kişi onu elle taşıyor. Hesaplamak ile türetmek arasındaki fark tam burada; biri sonucu üretiyor, öteki sonucu bir kayda bağlıyor.

Türün işlemediği durum da net. Kural her müşteride pazarlıkla yeniden kuruluyorsa yazılımın uygulayacağı tek bir hesap yok; o masada verilen şey bir hesap değil bir karar.

Türetmek: girdi sistemde zaten duran başka bir kayıt olduğunda

Bu türde girdi dışarıdan gelmiyor. İkinci kaydın girdisi sistemin kendi içindeki bir kayıt oluyor ve devir bu yüzden bir hesap işi değil bağ kurma işi: ikinci kaydın hangi birinciye ait olduğu, kayıt oluşurken belli oluyor. Soru neyin hesaplanacağı değil, hangi kaydın hangisinden doğacağı.

AlgoCar servis yönetim yazılımında bir parça iş emrine yazıldığı anda stok tarafı da o hareketi görüyor. AlgoCar kendi ürünümüz ve yeni özellik almaya devam ediyor. Türetilen kayıt ile ikinci kez girilen kayıt ayrımının neden bir mimari kararı olduğunu mimariyi koddan önce bağladığımız yazıda yazdık.

Devrin ikinci kararı kaynağın değişmesiyle ilgili. Türetilen kaydın kaynağı sonradan değiştiğinde ne olacağı ayrı bir karar: ikinci kayıt kaynağıyla birlikte mi değişecek, yoksa oluştuğu andaki hâliyle mi kalacak. Bu soru cevaplanmazsa devir kurulmuş görünüyor, ama kayıtlar zamanla birbirini tutmuyor; güncelleme yönünün seçilmemiş olması sonradan bir arıza olarak görünüyor.

Bir sınır da burada duruyor. Bir adımın devri ile zincirin tamamını kurmak ayrı işler; iş emrini, stok hareketini ve faturayı aynı zincirde kapatan ERP kapsamımızın kendi sınırı da var: üretim planlama, tedarik zinciri ve konsolide finans dışarıda kalıyor. Bu yazı tek bir adımın devrini anlatıyor, zincirin tamamını değil.

Türün kurulamadığı durum kaynağın yerinde: kaynak kayıt sistemin dışında doğuyorsa türetme kurulamıyor.

Bu türün belirtisi kolay gözden kaçıyor. Aynı değeri günde birkaç kez ikinci bir ekrana yazmak görünür bir iş değil; hiçbir görev listesinde durmuyor ve bu yüzden kimse onu bir devir adayı olarak saymıyor. Oysa girdisi zaten sistemde: türetmenin koşulu bu adımda çoktan karşılanmış oluyor.

Zamanla devretmek: adımı tetikleyen şey takvim olduğunda

Bu türde devri bir kişi başlatmıyor. Adımın tetikleyicisi bir tıklama değil bir takvim koşulu; tarihin geçmesi yeterli oluyor. Öteki türlerde dışarıdan bir girdi geliyor ve yazılım onu işliyor; burada girdi zamanın kendisi, yani beklenen bir olay yok.

Kuruluş kararı kaydın geçeceği davranışta. Kaydın tarihi geçtiğinde ne olacağı baştan tanımlanmak zorunda: aynı kayıt mı güncellenecek, yoksa bir daha değişmeyecek bir kayda mı dönüşecek. Bu davranışlar aynı kayıt üstünde yan yana yaşayamıyor, çünkü biri üzerine yazılmayı, öteki yazılmamayı gerektiriyor.

Günlük Hava Durumu’nda tarihi geçen tahmin bir daha değişmeyen arşiv satırına dönüşüyor ve iklim özeti o arşivden kendini yeniliyor. Site yayında ve güncellemeleri sürüyor. Tahminin, arşivin ve iklim özetinin neden ayrı davranışlar olarak kurulduğunu sitenin okuma yolunu anlattığımız yazıda ayrıca açtık.

Devredilmediğinde ortaya çıkan iş bir hesap değil bir hatırlama işi oluyor. Güncellemeyi ya da kapatmayı birinin takvimine yazması gerekiyor; o kişi hatırlamadığında ekranda tarihi geçmiş bir değer duruyor. Belirti yavaşlık değil, bakımı insana kalmış bir kayıt.

Bu türün bir de ters yüzü var. Hiç değişmemesi gereken bir kaydı takvime bağlamak da bir arıza üretiyor: sistem, sonucu aynı kalacak bir işi düzenli olarak yeniden yapıyor. Devrin kurulması kadar nerede kurulmayacağı da bir karar; her kaydın takvime bağlı bir sonraki davranışı olmuyor.

Okurun kendi işinde bu türü bulması da kolay. Ayın sonunda hatırlanan, sezon değişince elden geçirilen, süresi dolduğu için kapatılması gereken ne varsa adayı bu tür oluyor. Girdi orada hazır duruyor, çünkü takvim her işletmede aynı biçimde yazılı.

Otomasyon programı mı, işin kaydını tutan sistem mi

Aramaya otomasyon programı yazarak başlayan okur için cevap burada toplanıyor. Bu yazıda anılan işlerin hepsinde üstlenilen adım ayrı satılan bir ürün değil; kaydın zaten durduğu sistemin içinde duran bir davranış. Hesap ürün ve teklif kayıtlarının yanında, stok hareketi iş emrinin yanında, arşiv de tahminin yanında duruyor.

Bu yüzden otomasyon programı ile işin kaydını tutan sistem arasındaki fark bir ürün farkı değil, bir sıra farkı. Kaydı tutan sistem kurulduğunda devredilebilir adımlar da onunla birlikte ortaya çıkıyor; kaydı olmayan bir sisteme devir eklemek ise her türde aynı duvara çarpıyor.

Anılan işlerin hepsinde ortak bir karar daha var: eski yol yedek olarak açık bırakılmamış. Resterm’de ısıtıcı, hesap yapıldıktan sonra katalogdan elle seçilmiyor; AlgoCar’da depo hareketi ayrı bir ekranda elle girilmeyi beklemiyor; Günlük Hava Durumu’nda iklim özeti elle güncellenmeyi beklemiyor. Yolun kapatılması, devrin kurulmasından ayrı bir karar.

Yedek yol açık kalırsa devir bir seçeneğe dönüşüyor. Kullanıcı yoğun bir günde eski yola sapıyor ve o günün kaydı sistemin dışında oluşuyor; yazılım tarafında hiçbir şey bozulmuyor, buna karşılık devrin güvencesi kalkıyor. Bu yüzden devir kurulurken sorulan son soru şu oluyor: eski yol kapandı mı.

Sıralama da buradan çıkıyor. İlk soru hangi otomasyon programı değil, hangi adım. Program sorusu bir kapsam sorusu; adım sorusu bir girdi sorusu ve ikincisi birincisinden önce cevaplanıyor. Adım belirlendikten sonra kalan soru o adımın girdisinin ve çıktısının nerede duracağı oluyor.

Sıranın tersi de savunulabilir görünüyor. Elinde program listesi olan okur önce ürünü seçmek istiyor, çünkü liste elle tutulur bir şey. Bu yazı o sırayı önermiyor: hangi programın işe yaradığını belirleyen şey hangi adımın devredileceği, yani liste adım belirlenmeden okunamıyor.

Kuralın nereye yazıldığı sorusu da bu noktada açılıyor. Hangi adımı devredeceğinizi girdisine bakarak belirledikten sonra sıra o adımın kuralının nerede duracağına geliyor. Kurum içi yönetim yazılımı sayfamızda kuralın gün içinde değil kurulumda nasıl tanımlandığını anlatıyoruz.