Hazır CRM demosu iyi görünür: ekranlar tanıdık, kurulum kısa, kişi kartı ilk dakikada açılıyor. Bu sayfa demoyu küçümsemiyor; yapılandırılabilir bir randevu ürününü şu an biz de kuruyoruz ve hazır ürünün nerede yettiğini o işten biliyoruz. Bakacağınız yer bir ayrıntı: işinizde takip ettiğiniz şey ekranda kendi kaydı olarak mı duruyor, yoksa bir not alanı ya da ek alan olarak mı? Kayıtsa hazır ürün işinizi taşır. Not alanıysa taşımaz, sizin ekibiniz taşır.
Ayar ekranının yapamadığı şey
Ayar ekranı size alan ekletir, etiketin adını değiştirtir, bir akışı kapatıp açar. Ürünün neyi kendi başına tuttuğuna ise dokunmaz: demodan önce ne sayıyorsa sonra da onu sayar. Hazır bir ürünle özel yazılım arasında kararı bu örtüşmenin verdiğini ayrı bir yazıda anlattık.
Klinikte örtüşmenin bozulduğu yer takvimin kendisiydi. Randevu aracı saati tutuyor, hastanın tedavi planının neresinde olduğunu tutmuyordu; plan takvimden okunmaya çalışılıyor ve arada kalan her şey birinin defterine yazılıyordu. Demoda arayacağınız şey bu yüzden özellik listesi değil, kendi işinizin bir örneği.
Hazır CRM’in doğru cevap olduğu işletme
Kişi kartı, telefon, son görüşme notu ve takvim: işiniz bunlarla yürüyorsa hazır CRM doğru cevaptır ve bu sayfa sizi özel yazılıma çağırmıyor. Randevunuz bir saate ve bir kişiye bağlanıyor, satışınız seans başına ve geçmişiniz kişinin altında duruyorsa demoda gördüğünüz kayıt sizin kaydınızdır. Orada özel yazılım, bakımını üstleneceğiniz ikinci bir sistemden başka bir şey olmaz.
Kendi tarafımızda da böyle. AlgoRandevu’yu şu an kuruyoruz ve randevunun süresini, neye bağlandığını ve arka arkaya nasıl dizildiğini sektöre gömmeden ürün ayarı olarak bırakıyoruz: klinik, salon ve atölye aynı ürünü kendi kuralıyla kurabilsin diye. Bu iş ayarın sınırını da öğretiyor. Ayar, birbirine benzeyen kuralların farkını karşılar; kökten farklı işleri aynı şablona sığdırmaz. Sınırın nerede olduğunu randevu ve servis talebi ayrımı anlatıyor: randevunuzun bağlandığı şey bir mekân ile kurulu bir cihaz kadar farklıysa ayar değil ayrı bir akış gerekiyor.
Demoda bakacağınız üç yer
Demoda kendi işinizden bir örnek açtırın ve şu üç noktaya bakın.
Randevu neye bağlanıyor. Sizde tedavi planı, bakım planı ya da ders programı gibi adımlı bir plan varsa randevunun o plana bağlanıp bağlanmadığına bakın. Diş kliniği CRM’inde plan diş bazında kurulup seanslara bölünüyor ve randevu bu adımlardan birine bağlı açılıyor; adım yer değiştirince takvim onunla kayıyor. Demoda randevu yalnız saate bağlanıyor ve adım bir not alanına yazılıyorsa, plan değiştiğinde takvimi elle düzeltecek olan sizsiniz.
Eklediğiniz alan bir kuralı tetikliyor mu. Hazır ürüne özel alan eklemek kolaydır; soru, alanın bir şeyi değiştirip değiştirmediği. Pilatesco’da müşteri ders başına değil paket satın alıyor: rezervasyon bakiyeden bir hak düşürüyor, iptal ile gelmeme bakiyeyi farklı etkiliyor ve hakkı hangi durumun geri verdiği kuralın içinde yazılı. Demoda “kalan hak” diye bir alan ekleyebilirsiniz; ama rezervasyon o alanı kendiliğinden düşürmüyor ve iptal geri yazmıyorsa, hesabı yine bir insan yapıyor.
Geçmiş neyin altında. Aynı müşteride birden çok cihaz, dosya ya da üye varsa geçmişin kişi kartında mı cihazın altında mı durduğuna bakın. AlgoKlima’da garanti kaydı da bakım ve arıza geçmişi de cihazın kendi dosyasında duruyor; aynı adresteki üç klima üç ayrı dosya taşıyor ve cihaz el değiştirdiğinde dosya onunla gidiyor. Demoda cihaz, kişi kartına eklenmiş bir ek alan olarak görünüyorsa üç cihazın geçmişi tek kartta karışacak; cihaz satıldığında ise geçmiş eski sahibinde kalacak.
Özel CRM’in de sınırı
Özel yazılım büyük bir sistem demek değil. Diş kliniği CRM’i iki bileşenle ayakta: süreci yürüten bir uygulama ve hasta, plan, randevu ve fatura bilgilerini tutan bir veritabanı. Klinik için özelleşen şey hangi bilginin ayrı tutulduğuydu; altındaki altyapı öteki işlerimizin çoğuyla aynı.
Sınırın öteki ucu ilk sürüm. Her ekranı ilk günden koymak zorunda değilsiniz; çizgiyi bilgi ile o bilgiden okunan çıktı arasına çekmeyi ilk sürüme hangi özellikler girmeli anlatıyor. Rapor ekranı sonraya kalabilir, çünkü rapor zaten tutulan bilgiden okunuyor. Hazır üründen geçiyorsanız elinizdeki veriler de yok olmuyor: hangi sütunun olduğu gibi taşındığını ve hangisinin geçiş gününden başladığını hesap tablosundan yazılıma geçiş sütun sütun anlatıyor.
Aşağıdaki tablo kriterleri demoda göreceğiniz iki hâle ayırıyor: takip ettiğiniz şey ekranda kendi kaydı olarak duruyorsa hazır ürün işinizi taşır; yalnız not ya da ek alan olarak duruyorsa o bilgiyi sizin için biri elle tutuyor demektir. Tabloyu demoda yanınızda tutun, sonra aynı satırları bize uygulayın: CRM sayfasında hangi bilginin neyin altında durduğunu anlatan maddeler ve bu maddelerin dayandığı işler var.